מערכת EASYDOC מאפשרת לכם ליצור טפסים דיגיטליים המותאמים במדויק לצרכי העסק. עם המערכת שלנו תוכלו ליצור למעשה כל טופס, נדרש בין אם מדובר במסמך סטנדרטי כמו טופס 101 דיגיטלי, טופס 106, טופס קליטת עובד חדש וכדומה, ובין אם מדובר במסמכים המיועדים ללקוחות, ספקים ושותפים.
התאמה אישית של טפסים דיגיטליים
יצירת טופס דיגיטלי מותאם אישית עם מערכת EASYDOC נעשית בתהליך מהיר מאוד, ולא פעם תוך שניות ספורות. באמצעות טופס כזה אתם מייתרים את כל התהליך המסורבל של החתמות הניירת הפיזית, הדפסות וסריקות, חוסכים בזמן עבודה יקר ובהוצאות על ציוד משרדי. אבל יותר מכך, אתם יכולים לייצר טפסים שמותאמים אישית לעסק שלכם.
למשל תוכלו לשמור מוטיבים של עיצוב ומיתוג שקיימים על הטפסים המקוריים, או לייצר אלמנטים חדשים שיופיעו על גבי טפסים דיגיטליים שאתם יוצרים עם EASYDOC לרבות הלוגו, סמלים וצבעים למיניהם. כמו כן תוכלו להוסיף שדות חדשים לטפסים קיימים וליצור טפסים חדשים לפי צרכיכם. אפשר גם להגדיר במערכת מהם השדות האופציונאליים למילוי ומהם שדות החובה – כלומר כאלו שהמערכת לא תאפשר חתימה ושליחה של המסמך מבלי ששדה החובה מולא כראוי.
בנוסף תוכלו להגדיר אופציות לפתיחה של שדות בהתאם לפרטים שמילא העובד או הלקוח, וניתן בהחלט ליצור טפסים שאליהם מעלים אישורים ומסמכים נלווים, כולל כאלו שמצולמים בסמארטפון. מעבר לכך תוכלו להחליט לאן עובר כל טופס שמולא ונחתם, למשל למייל לתיק עובד או לקוח, תוכלו גם להחליט מי יהיו הגורמים המורשים לצפות בכל טופס, מי רשאי לבצע בו שינויים, באילו מועדים יישלח טופס ולמי, מתן התראות מוקדמות למשלוח טפסים ועוד.
מלבד זאת המערכת מאפשרת לכם לבצע מעקב אחר נתונים והתקדמות של טפסים. למשל תוכלו לראות אילו עובדים ולקוחות כבר מילאו טופס מסוים, ותוכלו גם לחבר את המערכת אל מערכות שכר מתקדמות במשק, פריוריטי ועוד. זאת אומרת שניתן להתאים את השימוש במערכת באופן מדויק לדרך ההתנהלות העדיפה של העסק, תוך יצירה של תיאום מלא בין הגורמים המעורבים – בין אם מדובר בצוות המכירות ואנשי השיווק, במחלקת הנהלת החשבונות ורואה החשבון, באנשי מחלקת משאבי האנוש וכן הלאה.
מעבר לכך, ההתאמה לצרכי העסק ניכרת גם ביכולת להחליט באילו ערוצים לשלוח את הטפסים. למשל ניתן לשלוח את הטופס במייל על מנת שיחתמו עליו במחשבים נייחים או ניידים, או לחילופין ניתן לשלוח את הטופס באמצעות מסרון לסמארטפון. כמובן שניתן לבחור גם בשתי הדרכים במקביל. חשוב לציין כי הטפסים שהמערכת שלנו יוצרת מותאמים בצורה מלאה לכל המסכים ונראים היטב גם במכשירים ניידים. לפרטים נוספים על התאמות אישיות של טופס דיגיטלי – דברו איתנו.