אם אתם שוקלים להעביר את העסק להתנהלות ללא נייר, או כבר נמצאים בשלבים שונים של המעבר הזה, חשוב שתדעו שלא כל טופס דיגיטלי שיוצרים עם מערכת מחשב יכול להתקבל עבור כל פרוצדורה ומול כל רשות. למעשה קיימים לא מעט טפסים ומסמכים שיש להעביר לידי רשות המיסים ולגופים נוספים שמצריכים שמירה על רמת אבטחה גבוהה. כמובן שרמת האבטחה חשובה מאוד גם בטפסים אחרים כמו הסכמי עבודה, שיוכים לקופות גמל, החתמה על ציוד וכדומה. הנושא הזה מעוגן בהגדרות של חוק חתימה אלקטרונית, המטפלות בסוג החתימה הדיגיטלית שקיימת על טפסים מקוונים. מדובר ביותר מחתימתו של אדם על מסמך בלבד.
מהו חוק חתימה אלקטרונית
כידוע, לאורך העשורים האחרונים היו התפתחויות טכנולוגיות משמעותיות ולמעשה מעבר לפעילות מקוונת במגוון תחומי הצרכנות, המסחר, השירותים, ניהול עובדים וכדומה. על כן, עם השנים גם עלה הצורך להסדיר את ההתנהלות המקוונת באמצעות חוקים ודינים, וכך בא לעולם בשנת 2001 חוק חתימה אלקטרונית ואחריו נוספו עוד צווים ותקנות. החוק מגדיר תחילה מהו מסר אלקטרוני ומבהיר שמדובר בכל מידע שנוצר, נקלט, נשלח ונשמר באמצעים אלקטרוניים או אופטיים ולאחר מכן נקרא, נשמע או מאוחזר באמצעים אלו. מכיוון שקיימת במטרה להגביר את הוודאות והתוקף של מסרים אלקטרוניים, חוק חתימה אלקטרונית מטפל גם בתנאים שמבטיחים כי המסמך אכן מאובטח ולכן יכול להתקבל אצל גורמי ממשל שונים לרבות רשות המיסים.
יש כמה תנאים שעומדים מאחורי הגדרת חתימה אלקטרונית מאובטחת, כפי שמספקת מערכת איזידוק. המשמעות היא מסר אלקטרוני שיש עליו חתימה ייחודית לבעל אמצעי החתימה, למשל חפץ, תוכנה או מידע ייחודי שנדרשים להפקת החתימה. כמו כן חתימה כזאת חייבת לאפשר זיהוי של בעל אמצעי החתימה, כלומר זה שהאמצעי הופק עבו רו. את החתימה מפיקים עם אמצעי הנמצא בשליטתו הבלעדית של בעל החתימה, וכמו כן עליה לאפשר לזהות אם בוצעו שינויים במסר האלקטרוני לאחר שנחתם.
המשמעותי היא שכל מסר אלקטרוני שעומד בתנאים המצטברים האלה הוא בעל חתימה דיגיטלית מאובטחת. לכן, מלבד החתימה של האדם על הטופס המערכת מצרפת אליו באופן אוטומטי צופן בלעדי, שאינו מצריך שום התערבות או ידע מצידו של החותם.
מה עוד אומר חוק חתימה אלקטרונית
אם כן, מערכת איזידוק מספקת טפסים דיגיטליים בעלי חתימה מאובטחת. יחד עם זאת, ראוי לציין כי לפי חוק חתימה אלקטרונית ישנו סוג נוסף של חתימה בשם חתימה דיגיטלית מאושרת. מדובר למעשה באותה חתימה כפי שתיארנו לעיל אך אליה מצטרף גורם מאשר שמנפיק תעודה אלקטרונית המאשרת כי המסמך כשר. מדובר בגורם הרשום במרשם רלוונטי והשירותים שלו כרוכים בתשלום נוסף. ואולם, חתימות מסוג זה מתחייבות רק במקרים ספציפיים מאוד שמצריכים רמת ודאות גבוהה במיוחד.