תחת ההגדרה של תוכנת חתימה דיגיטלית מצויות מערכות רבות העוסקות ברבדים שונים של הארגון, עם מודולים ייעודיים כגון מערכות המטפלות במלאי והרכש ובהתנהלות מול ספקים, מערכות הנהלת חשבונות ותוכנות המטופלות בכל הקשור לניהול משאבי האנוש. גם מערכת איזידוק שלנו היא תוכנת חתימה דיגיטלית המאפשרת לנהל באופן מלא, מאורגן ופשוט את תיק העובד לכל אורך תקופת העסקתו החל משלב הקליטה.
ראשית, צריך להסביר שכאשר מדברים על חתימה דיגיטלית הכוונה היא לתוכנה שבאמצעותה הגורם החותם, למשל העובד שחותם על טופס 101, מבצע את החתימה בלי צורך בעט או בניירת פיזית. מדובר במערכת המושתתת על מסמכים דיגיטליים שעוברים בין העובד לבין המעסיק באופן מקוון ויכולים למשל להישלח במייל או ב- SMS. העובד חותם באמצעות העכבר של המחשב או באמצעות מסך המגע של הטלפון הנייד וזאת לאחר שמילא באופן מקוון את כל השדות הנדרשים בטופס, בעוד המערכת מנחה אותו לאורך השלבים. בנוסף לכך, כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית מתכוונים לקוד מוצפן שהמערכת שלנו מוסיפה באופן אוטומטי, בלי צורך בהתעסקות של העובד, מה שמבטיח רמת אבטחה גבוהה של המסמך בהתאם לאמור בחוק חתימה אלקטרונית ולפי הצורך גם בתקנות של רשות המיסים.
הרבה מעבר לחתימה
תוכנת חתימה דיגיטלית היא הרבה יותר מאשר חתימה. אם ניקח למשל מערכת ניהול משאבי אנוש נראה שהיא מאפשרת לגשת ולנהל את תיק העובד לכל גורם בעל הרשאה ובצורה נגישה וזמינה, כאשר אפשר לגשת אל הנתונים גם ממכשירים ניידים ונייחים בכל זמן ומכל מקום. אפשר לצפות למשל בפרטי העובד ולבחון את נתוני ההעסקה שלו כמו הדרכות, הערכות, פעילויות רווחה, הכשרות, ניצול זכויות העובד ויתרות, טופס 101 ו- 106, תלושי שכר, נתוני נוכחות והיעדרות, ואפשר גם לעדכן את הפרטים בלי שצריך להדפיס את המסמכים.
המערכת שלנו הופכת את תהליך הקליטה והניהול של העובדים לפשוט מאוד ובאמצעותה אנחנו יוצרים עבורכם תהליך קליטה אוטומטית, זהה לזה שהיה עד עכשיו בחברה, ומהיום והלאה יעבור את התהליך כל עובד חדש בלי מגבלה על כמות העובדים הנקלטים לאורך זמן או בו זמנית. תוכלו להעלות אליה כל טופס שתרצו ב- PDF או בוורד והוא יהפוך בתוך שניות לטופס מקוון ויצטרף אל רצף הטפסים שנדרשים לקליטה ונשלחים למילוי עם חתימה דיגיטלית על ידי העובד.
כך העובדים מבצעים רישום עצמאי על פי ההגדרות שלכם עם יכולת לצרף בצורה קלה ופשוטה את כל האישורים הנלווים. לאחר המילוי המסמך מועבר ישר לארכיון של מחלקת משאבי האנוש ומסונכרן מול מערכת ניהול השכר, כך שניתן לקבל בכל זמן תמונת מצב עדכנית על מצב קליטת עובדים בארגון. יתר על כן, המערכת תורמת רבות לניהול עובדים לאורך תקופת ההעסקה, למשל על ידי שליחה אוטומטית של מסמכים לחתימה חוזרת, ניהול ציוד עובדים ועוד.