מערכות חתימה דיגיטליות מהוות כיום חלק בלתי נפרד מהתנהלותם של ארגונים וחברות, אשר מכירים את יתרונותיהן החשובים. ישנם סוגים רבים של מערכות כאלו היודעות לטפל בסוגים רבים של מסמכים ובמגוון היבטים של התנהלות העסק. דוגמא נאה לכך מהווה מערכת איזידוק שיודעת לטפל בתיקי עובדים החל מרגע קליטתו של העובד ועד לסיום תקופת העסקתו. בשורות הבאות נבהיר מספר יתרונות משמעותיים של מערכת חתימה דיגיטלית כמו שלנו.
צעד גדול קדימה
מערכת איזידוק מעניקה מענה מתקדם עבור מסמכים מקוונים הקשורים בתעסוקת העובדים. למשל, לצורך מילוי טפסים והחתמות עם המערכת שלנו, כל מה שצריך לעשות הוא רק לשלוח את הטופס לעובד באמצעות דואר אלקטרוני או SMS (אם מדובר בטופס חדש המערכת תמיר אותו מפי.די.אף או וורד לכדי טופס דיגיטלי בתוך שניות ספורות). כעת העובד ממלא את הטופס והמערכת דואגת להעביר אותו אל השדות הרלוונטיים בלי טעויות, כשלבסוף הוא חותם במחשב או בסלולרי בלי צורך להדפיס או להשתמש בעט או בניירת. לאחר מכן הטופס מועבר אוטומטית אל תיק עובד שכבר מצוי בארכיון.
אין ספק שמדובר בהתנהלות החוסכת זמן עבודה יקר עבור העובד ועבור אנשי מחלקת משאבי אנוש, וכאשר מכפילים את התהליך בעשרות עובדים ובמאות מסמכים מבינים מייד את החיסכון יקר הערך לחברה. מבחינת אנשי מחלקת משאבי האנוש גם נחסכת הרבה התעסקות חדגונית וגוברת שביעות הרצון, וזאת בנוסף להקטנה למינימום של טעויות אנוש או הגעת מסמכים לידיים בלתי מורשות.
המערכת שלנו, שבה כל התיקים מנוהלים בענן, מאפשרת הגדרות והתאמות אישיות לפי צורך. למשל, אפשר להגדיר שליחה אוטומטית של טפסים לעובדים בהתאם למועדים הנכונים, לבצע תיאום מלא ובזמן אמת באופן אוטומטי מול גורמים האחראיים על שכר ורווחה, וכדומה. כמו כן קיים יתרון בשמירה של המסמכים ברמת אבטחה גבוהה ביותר על גבי שרתים, כאשר רק הגורמים שיש להם הרשאה יכולים לעיין או לבצע שינויים במסמכים. מובן שהמסמכים המועברים לרשות המיסים גם נושאים את ההצפנות הנדרשות על מנת לעמוד בתנאי הרשות.
מלבד זאת, למערכת חתימה דיגיטלית יש עוד יתרונות מרובים. היא חוסכת לא מעט הוצאות לעסק על רכישת ניירת וציוד משרדי בנוסף לחיסכון בשעות העבודה, וחוסכת שטח אחסון עבור תיקיות ומסמכים פיזיים. אם לא די בכך, המערכת שלנו גם תורמת לאיכות הסביבה בזכות החיסכון בניירת, והיא מאפשרת לעסק לשמר תדמית של ארגון ירוק וכזה המתקדם עם הטכנולוגיה והזמן.