החל מהשלב של קליטת עובד חדש ולכל אורך העסקתו בארגון, מצטברים בתיק האישי שלו מסמכים רבים כגון טופס 101, טופס 106, חוזה ההעסקה, סיכומי קורסים, הכשרות והסמכות, הערכות של מחלקת משאבי האנוש, שיוכים לקופות גמל ועוד הרשימה ארוכה. בעסקים ובארגונים רבים כבר הבינו שהצעד הנכון, ולמעשה המתבקש, הוא לעבור אל תיק עובד דיגיטלי ובשורות הבאות נסביר מדוע מדובר במעבר כדאי ומשתלם.
מה המשמעות של תיק עובד דיגיטלי?
אמנם כל הנושא של תוכנת חתימה דיגיטלית כבר מוכר למדי בקרב בעלי עסקים ובארגונים, אך ברבים מהן עדיין שוררות כמה אי הבנות ולכן כדאי להבהיר. ראשית, מובן מאליו שההבדל בין תיק עובד דיגיטלי ובין תיק פיזי הוא שהראשון יושב במחשב או בענן (בשרתים רחוקים או שרת של הארגון), ואילו השני שוכן בארון כלשהו. אבל יש גם הבדל בין תיק עובד שנמצא כעת על המחשב וכולל כל מיני מסמכים בוורד, PDF וכדומה, ובין מערכת ניהול עובדים דיגיטלית. במקרה הראשון אלו פשוט קבצי מחשב של טפסים למיניהם, ואילו במקרה השני זהו ממש טופס דיגיטלי שאותו ניתן לשלוח, למלא ולחתום עליו אונליין.
המשמעות היא שכבר לא צריך בכל פעם שרוצים להחתים עובד על טופס, לשלוח אותו אליו או למסור ביד, לחכות עד שידפיס, יחתום, יסרוק, ישלח שוב ולאחר מכן שוב להדפיס ולתייק בתיקייה ולהניח בארונית הנכונה. כן, הימים הללו הולכים ונגמרים. כעת רק שולחים את הטופס לעובד ב- SMS או במייל והוא ממלא הכל על המחשב או בנייד וגם חותם באצבע או בעכבר. אבל מערכת ניהול עובדים דיגיטלית נותנת עוד הרבה יותר מזה.
למה כדאי לעבור לתיק עובד דיגיטלי?
זה לא רק החיסכון בטרחה לשני הצדדים. יש עוד הרבה מאוד יתרונות לניהול תיקי עובדים באמצעות טפסים מקוונים. ראשית, המערכת מאפשרת להגדיר התראות ומשלוח טפסים באופן אוטומטי פר עובד בהתאם לזמנים קבועים ומשתנים לפי הצורך. שנית, היא מאפשרת לשלוח בו זמנית בלחיצת כפתור כמות בלתי מוגבלת של טפסים לעובדים רבים, ואין צורך להתעסק מול כל אחד בנפרד. שלישית, המערכת מאפשרת להמיר כל סוג של קובץ וורד או PDF לכדי טופס מקוון, עם השדות הנדרשים ועם הנחייה למילוי הדרגתי שלב אחרי שלב. כמו כן, המערכת מאפשרת לנהל סבבי חתימות – למשל של העובד, חשב השכר, מנהלת משאבי האנוש וגורמים נוספים לפי הסדר שקבעתם.
אם לא די בכך, מערכת ניהול עובדים שלנו מאפשרת סנכרון מלא בין הגורמים הרלוונטיים בארגון, כאשר כל חתימה, מסמך חדש או שינוי מעודכנים אוטומטית אצל כולם. היא גם מונעת טעויות אנוש שקורות לא אחת בתהליך של החתמות ומילוי ידני, ובאופן כללי מגבירה את רמת האבטחה של הפרטים הרגישים שמצויים בפרטי העובדים. במידה וישנם טפסים המיועדים גם לעיני הרשויות, כמו טופס 101, הם עומדים בכל הדרישות והתקנות ומתקבלים על ידיהן.