מערכת חתימה דיגיטלית לרואה חשבון

במשרדי רואי חשבון מתנהלת פעילות יומיומית הכרוכה במסמכים מגוונים, החל בחשבוניות וקבלות ועד לטפסים המצריכים את חתימת לקוח כגון ייפויי כוח מול רשות המיסים, דוחות שנתיים ונוספים, הסכמי שכר טרחה וכיוצא בזאת. בשנים האחרונות חלו שינויים מהותיים במסמכים אלו, לא רק בכל הקשור בחשבוניות וקבלות שנשלחות אונליין, אלא גם באפשרות לבצע חתימה דיגיטלית של לקוחות על מסמכים מקוונים. יחד עם זאת, לא כל קובץ מחשב עומד בדרישות של רשות המיסים ושל גורמי ממשל אחרים. בשורות הבאות נעשה סדר בנושא ונסביר כיצד מערכת חתימה דיגיטלית מועילה למשרדי ראיית חשבון.

החתמה דיגיטלית על מסמכים בהתאם לתקנות

על מנת להיות מקובלת במס הכנסה וברשויות נוספות, חתימה דיגיטלית על מסמכים צריכה לעמוד בכמה תנאים מצטברים. מדובר למעשה בחתימה דיגיטלית מאובטחת, אמצעי חתימה שניתן לדעת לגביו שהוא מצוי בשליטת החותם, דבר המאפשר לזהותו ולדעת אם שונו במסמך פרטים לאחר החתימה. זהו צופן מתמטי שקשה מאוד לפתח אותו, המוצמד באופן אוטומטי על ידי מערכת איזידוק אל המסמך. הדרישה על פי התקנות היא שהחתימה תופק עם מפתח המבוסס על תקן מקובל, כאשר משתמשים במפתח RSA או DSA באורך 1,024 סיביות לפחות, או במפתח elliptic curve DSA באורך 160 סיביות לפחות. בנוסף, ניתן להשתמש באמצעים פיזיים מיוחדים או אמצעי קריפטוגרפיה לצורך גישה או הפעלה של החתימה, לפי דרישות הביטחון האמורות תקן 1495 חלק 3, או תקן common criteria EAL2ותקן FIPS 140-2 רמה 1. כאמור, המערכת שלנו עושה זאת באופן אוטומטי ואין צורך בכל התעסקות או ידע מיוחד מצד המחתים או החותם.

יתרונות העבודה למשרד רואי חשבון

כאמור, העבודה במשרד ראיית חשבון כרוכה במילוי וחתימה על טפסים רבים. כאשר עובדים עם ניירת פיזית מדובר בטרחה רבה הגוזלת זמן, אינה מאפשרת גמישות, כרוכה בעלויות וגם נתונה לטעויות. זאת מכיוון שאת הטפסים יש לשלוח בפקס או במייל ללקוח (לחילופין, הוא בעצמו צריך להביא את המסמכים החתומים והמלאים אל המשרד), וכעת עליו להדפיס את המסמך, למלא את הסעיפים הרלוונטיים, לחתום באופן ידני, ושוב לסרוק, לשמור על המחשב ולשלוח במייל או בפקס בחזרה אל המשרד. עכשיו במשרד יש לבצע שוב תהליך של תיוק ואף הדפסה וסריקה נוספת אם נדרשת חתימת רואה החשבון.

לעומת זאת, החתמה דיגיטלית על מסמכים מייתרת את מרבית התהליך וההתעסקות הסיזיפית. רק צריך להעלות את המסמך אל מערכת איזידוק והיא כבר יוצרת ממנו טופס מקוון המתאים לדרישות רשות המיסים. הטופס נשלח אל הלקוח למייל או לטלפן הנייד, הוא ממלא את השדות הרלוונטיים שהמערכת יצרה עבורו, והיא לוקחת אותו שלב אחר שלב עד לחתימה שנעשית עם העכבר או עם האצבע על הסמארטפון. לאחר סיום המילוי והחתימה המסמך עובר ישירות לתיק הלקוח, ובכך תם העניין.

כמובן שלהתנהלות כזו יש יתרונות מרובים: היא חוסכת טרחה וזמן, שעות עבודה והוצאות, מגבירה את שביעות הרצון של הלקוחות, מונעת טעויות אנוש, מגבירה את רמת האבטחה, משפרת את תדמית המשרד, ועל הדרך גם תורמת לאיכות הסביבה.