במשרדי עורכי דין כבר עובדים מזמן עם חשבוניות וקבלות דיגיטליות. יחד עם זאת, לא בכולם עשו את המעבר המתבקש אל חתימה דיגיטלית על גבי מסמכים נוספים, כגון אימות חתימה מרחוק על תצהירים וייפויי כוח, או אפילו טיפול בכל נושא תיקי העובדים והטפסים הרלוונטיים. בשורות הבאות נבהיר שאכן, עורכי דין יכולים לעבודה עם חתימות דיגיטליות בסוגים רבים של מסמכים, ושניתן לעשות זאת בקלות ובנוחות עם מערכת easydoc.
סוגי מסמכים הניתנים לחתימה דיגיטלית
כאמור, ישנם סוגים רבים של מסמכים שלגביהם עורכי דין יכולים לבצע חתימה דיגיטלית, וזאת כל עוד עומדים במספר דרישות מצטברות. ראשית, צריך שהחתימה תהיה לפחות ברמה של חתימה אלקטרונית מאובטחת כפי שמספקת המערכת שלנו, כלומר כזו שמצטרף אליה קוד מוצפן המבטיח את זהות המשתמש באמצעי החתימה ואת העובדה שהמסמך לא שונה לאחר חתימתו. בנוסף, לכל טופס מקוון יש הנחיות משלו.
לדוגמא, וועדת האתיקה של עורכי הדין קבעה ואף אשררה את החלטתה, שניתן לבצע אימות חתימה בהיוועדות חזותית. זאת, לאור ההתקדמות הטכנולוגית בכלל ולאור אילוצי מגיפת הקורונה בפרט. לפי ההחלטה, אפשר לבצע אימות של חתימות על תצהירים מרחוק באמצעות שימוש בתוכנות כמו זום ושימוש בטפסים מקוונים כפי שמערכת easydoc מספקת. עם המערכת שלנו אפשר להמיר כל קובץ בוורד או בפי.די. אפ לכדי טופס מקוון עם חתימה דיגיטלית מאובטחת, ומעבר לכך עורך הדין צריך להקפיד על מספר תנאים: שגם הוא וגם הלקוח יהיו בישראל, שהלקוח יראה תעודה מזהה, שעורך הדין יקריא אזהרה בדבר אי הצהרת אמת, שעורך הדין ישאל לגבי הבנת תוכן המסמך, ושיקליט את ההיוועדות החזותית – תחת הסכמת הלקוח. אחרי שנגמרת ההיוועדות הלקוח שולח את המסמך שנחתם על ידי באופן מקוון, מבלי שהיה צריך להדפיס ולחתום ידנית, ושולח אל עורך הדים בווטסאפ, ב- SMS או במייל. כעת רק נותר לעורך הדין לחתום בעצמו על הטופס (שוב, ללא צורך בהדפסה), וכעת המסמך מוכן לשימוש לכל צורך משפטי.
חשוב לציין שישנם עוד סוגי מסמכים שאפשר לבצע עליהם חתימה דיגיטלית. למשל, אם מדובר במסמך שעליו צריכים לחתום כמה אנשים ניתן להגדיר סבב חתימות באופן טורי או מקבילי, בין אם רוצים שהחתימות יופיעו בסדר מסוים, בין אם נחוץ שגורם ב' יוכל לחתום רק לאחר חתימת גורם א', ובין אם אין חשיבות לסדר החתימות. באותו האופן שתואר לגבי אימות חתימה מרחוק על תצהירים ניתן לפעול גם לגבי ייפויי כוח, רק חשוב לציין כי קיימות רשויות (בדגש על רשות האוכלוסין וההגירה) שלעיתים מתקשות לקבל ייפויי כוח מקוונים. בנוסף, חתימה דיגיטלית על מסמך רלוונטית לכל עיסוק ופעילות של משרד עורכי הדין – למשל היא קבילה להסכמי שכר טרחה מול הלקוחות ולטפסים הקשורים בעובדי המשרד – חוזה העסקה, שיוכים לקופות גמל, טופס 101 וכיוצא בזאת.