המעבר אל חתימה דיגיטלית על מסמכים היא צעד מתבקש עבור חשבי שכר, בין אם מדובר במשרד המספק שירותים במיקור חוץ בתחום הנהלת החשבונות, ובין אם מדובר במחלקת הנהלת החשבונות של הארגון עצמו. מדובר במעבר החוסך הרבה טרחה, זמן עבודה וטעויות אנוש, התורם לייעול העבודה, להגברת הפריון ושביעות הרצון של כל הנוגעים בדבר – החל בעובד, דרך חשב השכר ועד לשאר אנשי מחלקת הנהלת החשבונות ומשאבי האנוש.
המשמעות של מעבר לחתימה דיגיטלית
ראשית, חשוב לדעת כי מערכת איזידוק משמשת זה מכבר במשרדי ייעוץ מס וראיית חשבון, כמו גם בארגונים רבים, וחוסכת להם טרחה, כסף וזמן. המערכת מאושרת כחוק על ידי מס הכנסה ורשויות נוספות וגם מתממשקת באופן מלא עם כל מערכות השכר המתקדמות בשוק, כאשר כל טופס מקוון וחתום דיגיטלית מועבר ישירות אל מערכת השכר תוך סנכרון מלא בין כל הגורמים המעורבים.
אין זה משנה אם מדובר בטופס 116, טופס 101 דיגיטלי, חוזה העסקה, שיוכים לקופות גמל או כל טופס אחר – אפשר פשוט לשלוח אותו אל הנייד של העובד כאשר כל המילוי והחתימה על הטפסים נעשה אונליין ללא ניירת פיזית, הדפסות, סריקות, תיוקים וכן הלאה. לפיכך חשב השכר ואנשי הנהלת החשבונות לא צריכים עוד לדאוג לשלוח תזכורות לגבי מילוי של טפסים או מסירתם באופן ידני. המערכת שלנו אפילו מאפשרת לצרף כל אישור נלווה הנדרש לצורך מילוי שלם של הטופס באופן פשוט, באמצעות צילום המצלמה של הסמארטפון.
יתרה מכך, היא מובילה את העובד סעיף אחר סעיף לעבר מילוי נכון של השדות שהינם זהים לחלוטין לטופס המקורי ובמידת הצורך גם אפשר להוסיף שדות חדשים בצורה קלה ופשוטה. זאת אומרת שהמערכת מקטינה באופן משמעותי ביותר את כמות השגיאות בטפסים ולמעשה לא מאפשרת למלא בצורה שגויה ולא מאפשרת לשלוח טפסים שאינם כוללים אישורים נדרשים.
יתרונות רבים לחשבי שכר
כפי שניתן להבין, מערכת חתימה דיגיטלית לטפסים מבית איזידוק תורמת במגוון מישורים להתנהלות יעילה. בין אם זהו טופס קליטת עובד חדש, טופס 101 מקוון או כל טופס אחר – אתם לא צריכים יותר להתאמץ ולנסות לפענח מספרים ואותיות שנכתבו בצורה ידנית ולא מובנת, כי הכל נמצא על גבי טופס דיגיטלי קריא וברור. אתם גם לא צריכים להתעסק יותר עם טפסים שהתקמטו, תויקו לא נכון והלכו לאיבוד, או לנסות למלא נתונים חסרים ולרדוף אחר עובדים לצורך השגת אישורים כאלו ואחרים. גם לא צריך יותר להזין נתונים אל תוך מערכות ממוחשבות ואפשר לראות כל שינוי שהעובד ביצע בטופס כזה או אחר. במילים אחרות, החיים הופכים להרבה יותר פשוטים ונוחים, לכם וגם לעובדים.