מה עורכי דין צריכים לדעת על חתימה אלקטרונית

עורכי דין בישראל עובדים כבר מזמן עם חשבוניות וקבלות אלקטרוניות, המאושרות על ידי רשות המיסים. יחד עם זאת, לא כולם עברו עדיין לעבודה עם טפסים דיגיטליים המאפשרים לבצע מרחוק שורה ארוכה של פעולות, לרבות סבבי חתימות, חתימה על ייפוי כוח, חתימה על תצהירים, חתימה על הסכם מתן שירות מטעם עורך הדין ועוד. את המסגרת להתנהלות הזאת נותן חוק חתימה אלקטרונית וכמו כן החלטות של ועדת האתיקה של עורכי הדין. בשורות הבאות נביא מידע בנושא.

כמה מילים על חוק חתימה אלקטרונית

חוק חתימה אלקטרונית נחקק בשנת 2001 ואחריו הגיעו עוד כמה תקנות וצווים. מטרתו של החוק הייתה להסדיר את המעבר לפעילות מקוונת בתחומים של מסחר, צרכנות ומתן שירותים. בראש ובראשונה הוא מגדיר מסר אלקטרוני בתור כל מידע שנוצר, נקלט, נשלח או נשמר באמצעים אלקטרוניים או אופטיים, ובהמשך מאוחזר, נקרא או נשמע באמצעים אלו.
בנוסף החוק מגדיר מהי חתימה אלקטרונית מאובטחת כפי שמספקת מערכת easydoc. מדובר במסר אלקטרוני שאליו נוספת חתימה ייחודית לבעל אמצעי החתימה, זאת אומרת מידע מיוחד, חפץ או תוכנה שנדרשים לצורך הפקת החתימה. החתימה מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה ויש להפיק אותה עם אמצעי חתימה שנתון בשליטה הבלעדי שלו, והיא גם מאפשרת זיהוי של שינויים שבוצעו במסר אלקטרוני לאחר החתימה.

החתמה דיגיטלית מרחוק

בשנים האחרונות ובעיקר עקב מגיפת הקורונה עברו עורכי דין רבים אל חתימה דיגיטלית על מסמכים כמו הסכמי שכר טרחה, תצהירים, ייפוי כוח וכדומה. את האישור לכך נתנה ועדת האתיקה של עורכי הדין שהוציאה כמה תקנות מחייבות. ראשית, כפי שאמרנו יש להתבסס על חתימה דיגיטלית מאובטחת כמו שמספקת מערכת easydoc, שיודעת להמיר תוך כמה שניות כל מסמך מ- PDF או וורד לכדי טופס דיגיטלי שאפשר למלא ולחתום עליו בלי צורך בנייר.
כמו כן, חתימה דיגיטלית על מסמכים לעורכי דין כמו אימות תצהירים הנעשית מרחוק, למשל עם תוכנת zoom, מחייבת את שני הצדדים להיות בארץ. הלקוח צריך להראות לעורך הדין תעודה מזהה עבור אימות זהותו ועורך הדין צריך להקריא אזהרה לגבי אי הצהרת אמת ולוודא שהלקוח מבין את התוכן האמור במסמך. נוסף לכך, לפי ועדת האתיקה יש להקליט את ההתוועדות מרחוק ואפשר להעביר ללקוח את המסמך המקוון שנוצר במסרון או במייל. לאחר מכן הלקוח חותם ועכשיו המסמך מאושר לשימוש עבור צרכים משפטיים או אחרים.
אין ספק שהתנהלות זו חוסכת גם לעורכי הדין וגם ללקוחות שלהם הרבה זמן וטרחה, ולכן רבים מבעלי המקצוע עברו בשנים האחרונות לעבודה עם טפסים דיגיטליים. מעבר לכך ההתנהלות הזו גם חוסכת בהוצאות משרדיות, מקטינה סיכון לטעויות, משפרת את רמת אבטחת המידע ומעניקה למשרד עורכי הדין תדמית מתקדמת הצועדת עם הזמן.